La Subdirección de Servicios Generales, Almacén e Inventarios, se permite informar que de acuerdo a lo estipulado en el Manual de Manejo de Bienes, actualizado mediante Resolución 1370 de 04 de noviembre de 2014, en el numeral 6.1 "Responsabilidad del Manejo de los Bienes", establece: “Serán responsables tanto administrativa, disciplinaria y penalmente, los servidores públicos que tengan vínculo legal y reglamentario con la Universidad (docentes, personal administrativo, trabajadores oficiales, contratistas) que administren, custodien, manejen, reciban suministros o usen elementos o bienes de propiedad de la UPN o de otras entidades o de particulares puestos al servicio de la Universidad. En consecuencia, al traslado de cargo o dependencia, retiro de la entidad por cualquier motivo, o por ausencia prolongada debe encontrarse a Paz y Salvo por este concepto como lo indica el procedimiento PRO006GSS “Paz y Salvo” y a su vez diligenciar el FOR012GSS “Formato de Paz y Salvo”.

De acuerdo a lo anterior, se recuerda a los servidores públicos (docentes, funcionarios de planta, provisionales, supernumerarios y trabajadores oficiales) que al terminar su vinculación o traslado de dependencia deben legalizar el FOR004GSS Formato de traslado, reintegro y asignación de Bienes y el FOR012GSS Acta entrega de cargo, paz y salvo e informe de gestión y/o FOR036GSS Paz y Salvo para Docentes Catedráticos y Ocasionales; como lo estipula el procedimiento PRO006GSS Traslado de dependencia y retiro o terminación de contrato, estos documentos deben ser radicados en el área de almacén e inventarios sin enmendaduras y en un solo tipo de letra, para así continuar el proceso de legalización de los mismos. Estos bienes, por ser de propiedad del estado, deben ser custodiados por el funcionario responsable para evitar sanciones disciplinarias. Una vez el funcionario legalice el formato FOR012GSS Acta entrega de cargo, paz y salvo e informe de gestión y/o FOR036GSS Paz y Salvo para Docentes Catedráticos y Ocasionales debe entregarlo en la Subdirección de Personal para el trámite correspondiente.